Учёт заказ-нарядов в автосервисе: работы, запчасти и статусы

Учёт заказ-нарядов в автосервисе начинается со связки «клиент — автомобиль — ремонт». В одном документе должны сходиться работы, запчасти, сумма и статус. Тогда приёмщик ответит на вопрос клиента без поиска по разным блокнотам.

Ниже — порядок для небольшой мастерской и учебные проверки. Примеры вымышлены. Они описывают организацию учёта, а не способы ремонта автомобиля или правила оформления юридических документов.

Сделайте автомобиль отдельной карточкой

У одного клиента может быть несколько машин. У автомобиля — несколько заказ-нарядов за разные даты. Если хранить модель и историю одной строкой клиента, записи быстро смешаются.

В карточке автомобиля нужны марка, модель, идентификатор, пробег и связь с владельцем. Госномер удобен для поиска, но не должен быть единственным способом связать историю. Его изменение не создаёт новую машину.

Для учебного запуска используйте явно вымышленные реквизиты. Не копируйте реальные номера и VIN из рабочих документов ради красивого примера.

Не используйте поле «Заметка» вместо всех связей. Запись «была ещё вторая машина» не поможет получить её историю или отфильтровать незавершённые работы.

Соберите работы и запчасти в одном расчёте

В позиции храните название, количество, цену и сумму. Работы и запчасти можно показывать разными разделами, но общий итог должен учитывать оба.

Учебный расчёт: две позиции работ по 1 500 рублей дают 3 000 рублей. Три единицы материала по 400 рублей добавляют 1 200. Итого — 4 200 рублей.

Если согласована дополнительная работа на 1 200 рублей, новый итог составит 5 400. Добавление комментария «плюс диагностика» без изменения позиций оставит неверную сумму.

Зафиксируйте, кто и когда изменил состав заказа. Не заменяйте согласованную позицию другой без заметного следа. Сохранённая версия помогает понять разницу между первым расчётом и текущим итогом.

Проверьте округление и пустые значения. Пустая цена не должна незаметно считаться подтверждённой нулевой стоимостью. Для бесплатной работы нужен осознанный ввод и понятная подпись.

Разведите состояние ремонта и договорённость о сроке

Для доски достаточно этапов «Принят», «В работе», «Ждёт запчасти», «Готов», «Выдан». У каждого должно быть понятное значение для приёмщика и владельца сервиса.

«Ждёт запчасти» объясняет остановку работы, но не отменяет обещанный срок автоматически. Если срок изменился, обновите его отдельно и сохраните причину.

«Готов» означает завершение предусмотренной проверки по вашему процессу. «Выдан» означает передачу автомобиля. Ни один из этих статусов сам по себе не доказывает поступление денег.

Отдельно показывайте заказы без назначенного срока. Они не просрочены математически, но требуют решения приёмщика. Иначе отсутствие даты станет способом скрывать задержки.

Не теряйте историю после повторного обращения

Клиент вернулся через месяц с другим вопросом. Создайте новый заказ-наряд на тот же автомобиль. Предыдущие работы, пробег и комментарии должны остаться доступными в истории.

Не открывайте старый выданный заказ ради новой работы. Иначе невозможно понять, какие позиции относились к прошлому обращению и почему изменилась прежняя сумма.

Если клиент сменил телефон, исправьте его в клиентской карточке. Связь автомобиля и заказов должна сохраниться. Если система связывает всё только текстовым номером телефона, проверьте эту операцию отдельно.

Для поиска дублей сравнивайте несколько признаков. Совпавшее имя не подтверждает, что перед вами тот же человек. Сомнительные карточки лучше разобрать вручную, чем объединить разные истории.

Постройте отчёт, который отвечает на рабочий вопрос

Владельцу нужны не только общие суммы. Полезно увидеть, сколько заказов сейчас в работе, что ждёт запчасти и какие сроки уже прошли. Приёмщику — свои обязательства на ближайшие дни.

Определите период отчёта: по дате приёмки, готовности или выдачи. Это разные выборки. Одна цифра без подписи периода будет вводить команду в заблуждение.

Например, заказ приняли в октябре, а выдали в ноябре. Он попадёт в разные месяцы при разных правилах. Смена фильтра должна менять не историю заказа, а состав отчёта.

Сумма заказ-нарядов также отличается от поступивших денег. Если хотите оценивать оплаты, ведите подтверждённые поступления отдельно. Учётный экран не заменяет проверку платёжного источника.

Перенесите клиентов отдельно от истории ремонта

Начните с небольшого файла клиентов. Сопоставьте столбцы Excel (.xlsx) или CSV с полями CRM, проверьте телефоны и повторяющиеся строки. Не загружайте всю историю до проверки связей.

Затем решите, как импортировать автомобили и заказы. В строках должны быть устойчивые идентификаторы, по которым записи свяжутся с нужными карточками. Одного имени клиента недостаточно.

После пробной загрузки выберите несколько машин вручную. Сверьте владельца, пробег, состав последнего заказа и его итог. Сохраните исходную таблицу для сверки, не правьте её одновременно с CRM.

Определите дату перехода. Если приёмщики продолжают вести два источника без общего правила, расхождения появятся снова, даже при аккуратном импорте.

Проверьте доступ приёмщика

Владелец видит все заказы. Сотрудник должен видеть назначенную ему область работы, если так устроен ваш процесс. Это правило требуется проверить, а не просто указать в описании CRM.

Откройте одну карточку двумя аккаунтами. Проверьте прямую ссылку, поиск и попытку изменения. Скрытая колонка на доске не защищает запись от чтения другим способом.

Для пилота используйте вымышленных клиентов и учебные автомобили. Пока сохранение и права не приняты, не переносите рабочие сведения в созданное приложение.

Как начать с примера mottorable

В опубликованном учебном примере «Гараж 24» — 20 вымышленных клиентов, 20 автомобилей и 25 заказ-нарядов. Это набор для проверки интерфейса и связей, а не результаты реального бизнеса.

В этих CRM нет разделения записей по сотрудникам. Владелец и сотрудники с ролью «админ приложения» видят все записи. Назначенный ответственный и фильтр помогают организовать работу, но не ограничивают доступ. Если каждому сотруднику нужна закрытая часть базы, этот пример не закрывает ваше требование.

Клиентские сведения находятся в закрытом общем хранилище приложения, а не в публичном доступе. Перед переносом рабочих контактов определите, кому действительно можно открыть всю базу.

В CRM для автосервиса связаны клиенты, автомобили и заказ-наряды. Кнопка «Скопировать себе бесплатно» создаёт вашу копию с учебными данными.

Очистите примеры, перенесите клиентов из Excel (.xlsx) или CSV и пригласите сотрудников с ролью «админ приложения». Затем проверьте роли, состав заказа и сохранение после обновления. Условия старта: без оплаты, без банковской карты.

Для другого порядка работы выберите «Собрать под себя» и опишите свои этапы. Например, выделите отдельное согласование дополнительных работ. Не добавляйте десятки полей, пока не понятна задача каждого.

В примере нет обмена с 1С, телефонии, SMS и онлайн-кассы. Не планируйте работу этих функций только по наличию поля «Телефон» или суммы заказа. Действующие условия указаны на странице тарифов.

Проверьте свою копию на коротком маршруте:

1. Откройте клиента и один из его автомобилей.
2. Создайте заказ с работами и запчастями, пересчитайте итог вручную.
3. Переведите заказ в ожидание запчастей, измените срок и обновите страницу.
4. Убедитесь, что позиции и новый статус сохранились.
5. Найдите просроченный заказ в отчёте приёмщика.
6. Проверьте общий доступ приглашённого администратора: изоляции заказов по приёмщикам здесь нет.

Так вы проверите рабочую связь данных. Общий подход к описанию сущностей и приёмке разобран в инструкции по созданию CRM.

Задание для своей версии

Импорт клиентов принимает Excel (.xlsx) или CSV: до 5 МБ и 5 000 строк за один раз. Старый формат .xls не поддерживается. Российские телефоны приводятся к +7; совпадения по телефону или почте можно пропустить либо обновить.

После «Очистить» остаётся схема полей примера. Загружайте сначала небольшой учебный файл и сверяйте результат. Импорт клиентов сам по себе не переносит связанные визиты, сделки и другие сущности из произвольной таблицы.

Если готовая копия отличается от вашего процесса, адаптируйте это задание. После изменения приложения повторите проверки из статьи.

Создайте учебную CRM автосервиса: клиенты, автомобили, заказ-наряды и приёмщики. Свяжите автомобиль с клиентом, заказ — с автомобилем. Разделите работы и запчасти, считайте итог по позициям. Статусы: принят, в работе, ждёт запчасти, готов, выдан. Выдача автомобиля не подтверждает оплату. Клиентские данные храните в закрытом общем хранилище администратора; приглашённые администраторы видят все записи. Только вымышленные реквизиты, без 1С, кассы, SMS и приёма платежей.